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Encodage des tables sous Excel

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D’abord, pour prévenir le coordinateur, respectez la même procédure que pour les encodages d’actes.
Il y a un certain nombre de règles à respecter pour l’encodage des tables dans le but d’unifier les procédures et de faciliter le travail de ceux qui vont ensuite les convertir pour l’insertion dans Nimègue. 

Naissances 
On encode dans l’ordre et dans des champs différents :

  • Champ 1 : "NOM" (en lettres capitales d’imprimerie sans accentuation)
  • Champ 2 : "Prénoms" (en majuscule pour la ou les premières lettres et en minuscules pour le reste)
    Si l’enfant n’a pas de nom (mort-né en général), on tape "N.".
  • Champ 3 : "Sexe" précisez m, f ou ?
  • Champ 4 : "Prénoms du père" comme pour les prénoms de l’enfant.
    Si l’enfant est un enfant naturel, on laisse le champ "Prénoms du père" vide.
    On n’indique surtout pas : Naturel ou Illégitime. L’enfant est peut-être enfant naturel mais le prénom de son père n’est certainement pas Naturel !
  • Champ 5 : "NOM mère" comme pour le nom de l’enfant.
  • Champ 6 : "Prénoms mère" comme pour les prénoms de l’enfant.
  • Champ 7 : "Dateobligatoirement sous la forme jj/mm/aaaa (05/07/1750) Pour éviter tous les problèmes liés aux dates dans Excel, définissez d’abord les cellules de la colonne comme cellule texte (Mettre la colonne en surbrillance, dans Format, clic sur cellule, dans la fenêtre clic sur texte, OK).
    Si la date n’est pas complète, remplacez les chiffres manquants par ? (??/ ??/1750).
  • Champ 8 : "No pg "
  • Champ 9 : "Remarque enfant" il sert à indiquer toutes les informations sur le nouveau-né (enfant naturel, jumeau, titre de noblesse, etc.)
  • Champ 10 : "Remarque père" même chose que pour enfant. Il est évident que son nom ou son prénom n’est pas Baron ou Marquis.
  • Champ 11 : "Remarque mère" même chose que pour père
  • Champ 12 : "Remarque générale" contiendra tout ce qui ne va pas dans les autres champs (enfant trouvé dans le champ de …, etc.)

Quand vous avez terminé l’encodage, vous pouvez insérer les colonnes des champs 9 après le 3, 10 après le 4, 11 après le 6. 

Mariages 

On encode uniquement les mariages des hommes donc en se basant sur les prénoms masculins. Il est inutile d’encoder deux fois le même acte. Quand on a terminé l’encodage, on fait un tri sur les champs "Nom épouse" et "Prénoms épouse". Il suffit alors de relire la table papier et de vérifier que tous les mariages ont été encodés. Si le rédacteur de la table a oublié certains mariages, on les rajoute en étant attentif à l’ordre des champs et donc en plaçant bien les noms et prénoms dans les bonnes colonnes !

  • Champ 1 : "NOM époux" même remarque que pour les naissances
  • Champ 2 : "Prénoms époux" même remarque que pour les naissances
  • Champ 3 : "NOM épouse" même remarque que pour les naissances
  • Champ 4 : "Prénoms épouse" même remarque que pour les naissances
  • Champ 5 : "Date" même remarque que pour les naissances
  • Champ 6 : "No pg "
  • Champ 7 : "NOM prénoms Ex conjoint époux "
  • Champ 8 : "NOM prénoms Ex conjoint épouse "
  • Champ 9 : "Remarques époux" toutes les informations complémentaires comme par exemple les noms et prénoms d’un autre conjoint en cas de remariage.
  • Champ 10 : "Remarques épouse" idem précédent
  • Champ 11 : "Remarque générale" même remarque que pour les naissances.

Normalement dans les tables, il n’y a pas d’autres informations. Toutefois, si les noms et prénoms des parents des époux étaient précisés, il conviendrait de créer des champs noms, prénoms pour ceux-ci. Ici aussi, quand l’encodage est terminé, on peut insérer les champs 9 après le 2, le 7 après ce dernier, le 10 après le 4 et le 8 après ce dernier. 

Décès

  • Champ 1 : "NOM" même remarque que pour les naissances
  • Champ 2 : "Prénoms" même remarque que pour les naissances
  • Champ 3 : "Sexe" m, f ou ?
  • Champ 4 : "Date"
  • Champ 5 : "No pg"
  • Champ 6 : "Remarque décédé" Si la personne décédée est mariée et uniquement si le nom du conjoint n’est pas cité, on indique : marié ou veuf. Si le nom du conjoint est cité, voir champs suivants.
  • Champ 7 : "NOM conjoint" même remarque que pour les naissances
  • Champ 8 : "Prénoms conjoint" même remarque que pour les naissances
  • Champ 9 : "Remarque conjoint». On notera "décédé" si c’est le cas.
  • Champ 10 : "Remarque générale "

De nouveau, si les noms et les prénoms des parents sont cités, on créera des champs spécifiques.

Pour toute information complémentaire, contactez Georges Warmont : 
georges.warmont@versatel.be