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Guide de l'encodage d'actes

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Lorsque vous commencez un encodage, prévenez le coordinateur, M. Michel Wauters, par un mail précisant:

  • vos coordonnées (nom, prénom, adresse mail, membre ou non de GéniWal)
  • le nom de la localité avant fusion des communes
  • le nom de la commune fusionnée
  • les dates de début et de fin du registre en cours d'encodage

Le coordinateur vous fera parvenir le code INS de la commune si vous ne le possédez pas. 
Lorsque vous avez terminé un encodage, prévenez le coordinateur par un mail reprenant les mêmes informations. 
Envoyez les données à
wautersmich@gmail.com ou remettez le fichier lors d'une réunion. 
Si vous encodez en utilisant Nimègue 3, remplissez les rubriques avec les données en fonction du nom des champs (date, nom, prénom, etc.). 
(Le logiciel est gratuit et vous pouvez soit en obtenir une copie lors d'une réunion sur simple demande préalable, soit le copier à partir du site éponyme sur internet 
http://www.cegfc.net/nimegue/ ). 

Conseils :

  • Il faut respecter l'orthographe des noms dans les actes et ne pas ajouter des commentaires dans le champ "Nom" comme "Dupont (Du Pont)". Pour le logiciel, comme pour tous les logiciels d'ailleurs, une chaîne de caractères représente une donnée. Lorsque vous ferez une recherche sur le nom Dupont, "DupontespaceouvrezlaparenthèseDuespacePontfermezlaparenthèse" ne forme qu'un mot qui ne sera donc pas reconnu comme "Dupont".
  • Les différents champs "Commentaire" qui apparaissent dans les fiches sont importants car ils vous permettront justement d'ajouter des informations en rapport avec le champ qui les précède.
    Par exemple : l'orthographe usuelle du nom, le décès du conjoint dans les actes de décès, etc.
    Le champ "Commentaire général" servira à développer des informations qui, trop longues, ne tiendraient pas dans les autres champs ou qui ne sont pas prévues.
    Par exemple : l'explication d'un décès accidentel, les témoins dans les actes de mariage, la reconnaissance d'enfant, etc.
  • Parfois le nombre et la longueur des prénoms sont tels que le nombre de caractères admis dans le champ "Prénoms" est insuffisant. On encode alors les prénoms qui tiennent dans le champ et, pour les prénoms en excès, on les place dans le champ "Commentaire" qui se trouve après. Il ne faut jamais séparer les prénoms par des virgules pour la même raison que pour les noms. Le logiciel triera différemment une succession de prénoms sans ou avec virgule. Il y a de nouveau création d'une chaîne de caractères. De même qu'il ne faut jamais utiliser le point virgule car, pour Nimègue, cela signifie que l'on commence un nouveau champ.
    Si le nom et/ou le prénom sont inconnus, on met "N.".
  • Si les deux parents sont inconnus, on ne met rien.
  • Le champ "Cote" est utilisé pour encoder le numéro de la page ou de l'acte.
  • Normalement, le champ "Libre" devrait contenir des informations complémentaires sur la référence de l'acte. Le nom du hameau par exemple.
  • Nimègue vous demande un code INSEE et un numéro de département. En Belgique, nous avons un code INS pour chaque commune avant fusion et pour chaque province, nous avons décidé de conserver leur ancien numéro :
    1. Antwerpen
    2. Brabant
    3. West-Vlaanderen
    4. Oost-Vlaanderen
    5. Hainaut
    6. Liège
    7. Limburg
    8. Luxembourg
    9. Namur
  • Attention ! Dans les tables décennales des registres, les mariages sont repris deux fois dans l'ordre alphabétique : une fois sous le nom du mari et une autre, sous le nom de la femme. 
    Au moment de l'encodage, il faut penser à commencer par le mari et à ne pas encoder deux fois le même acte, ce qui sera d'ailleurs refusé par Nimègue et vous fera perdre du temps.
    Si vous encodez des actes en utilisant Excel (ce qui est déconseillé), faites-le en respectant l'ordre des champs (colonnes dans Excel) de Nimègue. 
    Pour transférer les informations dans Nimègue, vous trouverez sur le site quatre fichiers modèles en Excel qui vous permettront de le faire facilement. Il s'agit de fichiers modèles pour encoder les 
    décès, les mariages, les naissances et les actes divers. Il faut se rappeler simplement qu'après avoir collé vos informations dans les champs correspondants, vous devez supprimer la ligne de titre et ensuite enregistrer le nouveau fichier en lui donnant le nom de la commune suivi des sigles suivants : O s'il s'agit de naissances, X s'il s'agit de mariages et T s'il s'agit de décès. Par exemple, pour les actes de naissance de Bovesse, le nom de fichier sera "BovesseO". Il convient d'enregistrer le fichier au format ".csv". 

    Il est évident que si vous encodez en n'utilisant que les tables (voir rubrique encodage des tables), la plupart des champs comme le nom du père, la profession, etc., n'apparaissent pas et vous ne devez donc pas en tenir compte. Pour ceux qui encodent en utilisant les actes, par contre, ces différentes rubriques apparaissent. 
    Mais, dans tous les cas, respectez l'ordre et la forme d'encodage, cela facilitera la tâche de ceux qui fusionneront ensuite vos données avec celles des autres encodeurs. 

    Dans le cadre de cette présentation, on ne peut pas prévoir tous les problèmes que vous pourriez rencontrer.

Pour toute information complémentaire, contactez Michel Wauters: wautersmich@gmail.com